Download het aanvraagformulier hier.

Reglement ondersteuning van externe particuliere Ieperse vredesprojecten.
Eénparig goedgekeurd in zitting van het Vredesfonds d.d. 07.07.1998 

1/ Het Vredesfonds wenst particuliere vredesprojecten met bijzondere uitstraling een financiële steun te verlenen. Daartoe is jaarlijks een bedrag van 200.000 fr voorzien.

2/ Met "particulier" wordt bedoeld : een project opgezet door een Ieperse vereniging, een samenwerkingsverband van Ieperse verenigingen en/of erkende instellingen of van Ieperse en niet-Ieperse verenigingen en/of erkende instellingen of door een school gevestigd in Groot-Ieper, een samenwerkingsverband van Ieperse scholen of van Ieperse en niet-Ieperse scholen.

3/ Met "vredesproject" wordt bedoeld : een welomschreven initiatief of evenement dat mensen van verschillende nationaliteit op één of andere wijze in Ieper bijeenbrengt en waarvan het opzet is de internationale vredesgedachte te bevorderen in de lijn van de basisverklaring van het Vredesfonds.

4/ Met "bijzondere uitstraling" wordt bedoeld : het initiatief of evenement heeft een internationaal karakter, duurt minstens twee dagen en de organisatoren waarborgen dat een deel van de activiteiten in publiek toegankelijke ruimten plaatshebben en deze op voldoende wijze worden bekend gemaakt, zowel in het Ieperse als in de regio/het land van de buitenlandse partner/s

5/ Initiatiefnemers die voor financiële steun wensen in aanmerking te komen, vullen een door het Vredesfonds opgemaakt aanvraagformulier in en dienen dit in op het secretariaat van het Vredesfonds. Het dossier bevat minstens volgende elementen:

• de doelstelling van het project
• de mate waarin deze doelstelling een bedding vindt in de werking van de initiatiefnemers
• een beknopte beschrijving van de geplande manifestatie/activiteit/en;
• een opgave van de taal van de verschillende deelnemers en de voorhet project gekozen werktaal/talen;
• een voorlopige begroting van voorziene inkomsten en uitgaven

6/ Aan de hand van de dossiers, opgesteld zoals onder 5, selecteert het vredesfonds twee keer per jaar de projecten die voor financiële steun in aanmerking kunnen komen: tegen eind februari voor de projecten die doorgaan in het najaar van het lopende kalenderjaar, tegen eind september voor de projecten die doorgaan in het voorjaar van het volgende kalenderjaar.

7/ De definitieve toezegging van steun aan het geselecteerde projecten/de geselecteerde projecten gebeurt na de beoordeling van een tweede (aangevuld) dossier, zoals beschreven onder 8. Het vredesfonds beslist autonoom over het bedrag van de financiële steun per project. De beslissing wordt aan de initiatiefnemers meegedeeld binnen een termijnvan 3 maanden na het indienen van het definitieve dossier.

Het vredesfonds kan bemiddelend optreden om meerdere projecten in één groeter geheel te laten samenvloeien.

De toegezegde steun wordt uitbetaald na uitvoering van het project en nadat de initiatiefnemers schriftelijk verslag hebben uitgebracht. In overleg met de initiatiefnemers kan eventueel worden overgegaan tot de betaling van een voorschot dat evenwel de helft van het toegezegde bedrag niet mag overschrijden.

8/ Geselecteerde initiatiefnemers die voor steun in aanmerking wensen te komen, dienen op het secretariaat van het Vredesfonds, ten laatste drie maanden voor de uitvoering van het project, een dossier in dat volgende elementen bevat : de doelstelling van het project en de wijze waarop de initiatiefnemers voorzien die doelstelling te bereiken;

• de mate waarin deze doelstelling een bedding vindt in de werking van de initiatiefnemers;
• een gedetailleerde beschrijving van het project en een programma (dagen, uren, plaatsen, eventueel uitwijkmogelijkheden bij slecht weer, accommodatie en overnachting van de deelnemers);
• een opgave van de taal van de verschillende deelnemers en de voor het project gekozen werktaal/talen, alsmede een doordachte verantwoording daarvan (vreemde werktalen kunnen drempelverhogend werken en bepaalde bevolkingsgroepen uitsluiten);
• een overzicht van de eigen en buitenlandse deelnemers, voorzover albekend (naam, functie, woonplaats, land);
• een pers- en public relations-planning
• een gedetailleerde begroting van voorziene inkomsten en uitgaven, met vermelding van eventuele andere subsidiërende instanties.

9/ De initiatiefnemers die voor steun in aanmerking komen, nodigen een delegatie van het Vredesfonds uit op elk van de programmadelen van het project.

10/ De initiatiefnemers die voor steun in aanmerking komen, moeteden de medewerking van het vredesfonds uitdrukkelijk vermelden op alle publicaties die ter gelegenheid van de manifestatie worden verspreid.

11/ Mochten zich na de indiening van het dossier belangrijke wijzigingen voordoen in het programma ofhet concept van de activiteiten, dan dienen de initiatiefnemers deze, voorzien van de nodige argumentatie, onmiddellijk aan het secretariaat van het Vredesfonds te melden. Wanneer een gepland project, om welke redenen dan ook, geheel of gedeeltelijk niet doorgaat, kan het reeds betaalde voorschot geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden.

12/ Bij wijze van uitzondering voor het werkingsjaar 1998, beslist het Vredesfonds bovenstand reglement als volgt toe te passen :

• artikel 6 : datering vervalt;
• artikel 8 : datering vervalt.